Секреты тайм-драйва. Как успевать работать и жить

Из досье «ЧИ»

Глеб Архангельский — основоположник российского тайм-менеджмента, генеральный директор ООО «Организация Времени», главный редактор Improvement.ru, кандидат экономических наук, завкафедрой тайм-менеджмента Московской финансово-промышленной академии. Он автор бестселлеров «Организация времени», «Тайм-драйв», общий тираж которых составляет свыше 100 тысяч экземпляров.

За что мэр ругает себя?

Ответы на эти и многие другие вопросы прозвучали в конце прошлой недели на семинаре для руководителей челнинских предприятий по организации времени, который по приглашению местного отделения партии «Единая Россия», провел известный специалист по тайм-менеджменту Глеб Архангельский.
Мэр города Ильдар Халиков, объясняя необходимость этой встречи, заметил: «Часто нас заедает текучка: за день надо провести 12 встреч, три совещания и так далее. Позже понимаешь, что половину этого можно было не делать, а провести время гораздо полезнее, с карандашом поразмыслив о стратегических планах. Я себя ругаю за то, что ждал шесть лет и не поделился с коллегами теми инструментами, которыми пользуюсь уже 14 лет — с первых дней работы на КАМАЗе. Они дают огромный эффект, не просто позволяя существенно повысить производительность труда, но и выкроить время для себя. Маленькое наблюдение из личного опыта: пока визит в парикмахерскую не включишь в график, ты туда, скорее всего, не попадешь».
Хоть семинар и был ориентирован на топ-менеджеров и речь больше шла о технологиях повышения эффективности бизнеса с помощью правильного управления временем, из уст Глеба Архангельского прозвучало много советов, которыми может воспользоваться каждый.

Сколько жизни у вас осталось в часах?

Как вы думаете, если оставшееся в вашей жизни время выразить в часах, сколько это будет? С таким вопросом Глеб Архангельский обратился к залу. Кто-то предположил, что миллион, кто-то — 10 тысяч.
«Мы говорим, времени не хватает, время — деньги. Спроси я, сколько у вас денег, у каждого в голове был бы четкий ответ. Я спросил, сколько у вас времени, смотрите, какой разброс получился! У человека среднего возраста в среднем осталось 200-300 тысяч часов жизни. И самое грустное — есть такая особенность времени, которую заметил еще римский философ Сенека. В своем письме другу Луцилию он написал, что если у тебя украли деньги, то за тебя суд, магистрат, власть, закон, тебе есть куда обратиться, а если украли время, то нет на это никакого закона и суда. Это парадоксально, пишет Сенека, потому что украденные деньги можно вернуть или ты заработаешь другие, время же никогда не вернешь. И только мы сами можем упорядочить свое собственное время, защитить его от всяких поглотителей. Время надо тратить не как сложилось или как пришлось, как заставили обстоятельства, что зачастую с каждым из нас и бывает, а как ты хочешь», — сказал Глеб Архангельский.
По его словам, часто приходится сталкиваться с ситуацией, когда человек только формально успешен. У него вроде бы все хорошо: собственный дом, машина правильной длины и марки, деньги, должность, влияние, уважение, но он говорит: «Утром просыпаюсь и жить не хочется». Начинают разбираться, и выясняется, что человек занимается чем-то не своим, не тем, что на самом деле ему хотелось бы делать. Поэтому чрезвычайно важно понять и определить свои цели.

Совет № 1: расчистка штампов

Цели делятся на «родные» и «навязанные», по-другому их называют штампами. Это некие установки, стереотипы, убеждения, которые существуют в обществе. Например, «каждый приличный человек должен получить высшее образование». Хотя, по словам Архангельского, если взять список журнала «Форбс» из 500 самых богатых людей планеты, то многие, начиная с Билла Гейтса, который бросил колледж и в 50 лет пытался его закончить, учились мало и плохо. Для расчистки штампов необходимо выявить личные жизненные ценности. Существует инструмент, позволяющий это сделать — мемуарник.
Заведите себе ежедневник, который должен стать главным блокнотом вашей жизни. В него начинаете записывать главное событие дня. Это может быть ваше достижение на работе или, допустим, личное событие — ваш маленький ребенок сделал первые шаги в жизни. Рядом с этим событием формируем ту ценность, на основе которой оно стало главным. Например, в случае с ребенком, для кого-то это гордость, для другого — любовь, для третьего — семья, для четвертого — развитие и так далее. Если событием стало завершение какого-то большого проекта, то ценностью может стать признание, благосостояние, успех. И таким образом выявляем главное событие недели, месяца, года, что приведет к появлению списка ценностей. Обычно он состоит из 7-8 пунктов, которые помогут определить цели.
Если цель набирает много плюсиков относительно ваших ценностей, это хорошо, а если не набирает, стоит ли этим заниматься? Полезно время от времени пролистать мемуарник. С чем были связаны главные события — с семьей, личными интересами или работой? Есть ли между ними баланс? Благодаря мемуарнику, вы будете уверены, что ваши цели ваши, а не навязанные.

Совет № 2: придумайте надпись на надгробном камне

Для того чтобы понять, на то ли ты тратишь свою жизнь, полезно сформулировать личную миссию. Что это такое? Цели — это то, что ты берешь. Например, хочу купить машину, построить дом. Миссия — это то, что ты отдаешь, то, ради чего ты вообще занимаешься тем или иным — печешь пирожки или производишь КамАЗы. Как оформить свою миссию? По словам Архангельского, есть очень простая, хотя и жесткая, если не сказать жестокая технология. Возьмите карандаш и лист бумаги и задумайтесь: какую надпись вы хотели бы иметь на своем надгробном камне.
— Был забавный случай, — вспомнил Глеб Архангельский. — Я проводил семинар в компании, которая является крупнейшим производителем подсолнечного масла в Украине. Один из менеджеров отдела продаж предложил своему коллеге: «Ну что, Вася? Пишем «Умер лучшим продавцом подсолнечного масла в Украине!» Человека перекосило. «Я не хочу», — говорит. Коллега продолжает: «Давай напишем в СНГ, в мире!» — «Да не хочу я умереть лучшим продавцом подсолнечного масла!» — «А чего ты хочешь?» А вот тут начинается самое интересное: чего же я хочу такого, что было бы немелко написать на надгробном камне? В итоге человек сочинил себе такую эпитафию: «Нес радость людям. Дал жизнь замечательным детям. Основал бизнес-династию». А тема подсолнечного масла ушла.

Совет № 3: стратегическая картонка

Из миссии следуют уже некие конкретные цели, что мы собственно собираемся делать завтра и послезавтра. Для управления целями есть тоже простой инструмент — стратегическая картонка. Директор одной из компаний-партнеров Архангельского заметила, что много времени сжирает текучка, ведь, как правило, к стратегическим целям можно приступить «не сегодня». Так они откладываются годами.
И директор сделала следующее. Взяла картонку, написала на ней свои ключевые цели на предстоящий год и стала использовать ее в качестве закладки в ежедневнике. И открывая ежедневник, вместо того, чтобы, как раньше нырнуть в текучку, она начала смотреть на картонку и задавать себе вопрос: «А сделаю ли я сегодня хотя бы один шаг в направлении к своей стратегической цели?» Благодаря этому, при планировании дневного графика, она стала выделять хотя бы два часа на стратегические цели. Затем она распорядилась всем заместителям завести такие же стратегические картонки, и все планерки теперь начинаются с них.

Совет № 4: все должно быть в одном месте

Чтобы не забыть о чем-то важном, некоторые пишут знаки на руке, другие вешают стикеры на монитор, делают заметки в ежедневнике, используют функцию напоминания своего мобильника, а некоторые так уверены в себе, что все держат в голове.
«Последний вариант — самый худший, — считает Глеб Архангельский. — Хуже, если только вы используете все вышеперечисленные инструменты, то есть у вас они находятся в разных местах, тогда как все — встречи, задания, телефонные звонки, контрольные вопросы — должно находиться в одном месте, неважно, ежедневник это или программа Outlook.
Почему нельзя держать все в голове? Потому что самая острая память тупее самого тупого карандаша, как говорил мой преподаватель на военной кафедре. Наша голова — это очень тонкий, сложный инструмент, который проникает в сложнейшие тайны материи, но когда дело касается управления временем, она выполняет задачи с запаздыванием от нескольких минут до нескольких часов. Самое коронное — это когда в воскресенье просыпаешься с гнетущей мыслью «а согласовали они или не согласовали?» «отправили или не отправили?» и так далее. Эта мысль выжирает потом все выходные».

Совет № 5: встреча с самим собой

У каждого есть любимое занятие. Кто-то любит крестиком вышивать, кто-то — играть на фортепиано. Но времени на это обычно никогда не бывает. Получается парадокс: работа всегда возьмет свое, потому что есть масса заинтересованных людей, организаций, которым нужно взять ваше время. Семья, друзья, родственники тоже свое возьмут. Ваше любимое занятие, которое доставляет вам радость, никому кроме вас не нужно, его никто не требует и оно всегда оказывается самым обиженным с точки зрения времени.
И эту проблему можно решить с помощью простой технологии — нужно назначить встречу с самим собой. Если кто-то покушается на это время, скажите собеседнику: «Я в это время не могу, у меня важная встреча. Я бы рад перенести, но нужно созваниваться, а там человек занятой, не так это просто, поэтому, давайте, в следующий раз».
Глеб Архангельский привел пример из личного опыта. «Я никак не мог выкроить время для любимой классической музыки, пока не включил в график поездки в консерваторию, — поделился он. — Туда надо ехать к семи вечера, мимо Кремля, а оттуда обязательно кто-то выезжает, дороги перегорожены, создаются пробки. Ну, какая к черту консерватория?! Думаешь, ладно уж, в следующий раз!!! Но когда консерватория стоит в графике и заранее уже куплены билеты, даже если не хочется ехать, но уже надо. Зато потом наступает такое счастье, что после концерта еще полночи можно проработать на этом эмоциональном подъеме!»